Import dat z Excelu do Accessu a opačně

Jelikož Excel i Access jsou programy z balíku Microsoft Office a oba pracují s tabulkovými daty, určitě očekáváme samozřejmou možnost importu dat mezi oběma programy. Také to jde a to poměrně jednoduše. Ukážeme si na velmi jednoduchých příkladech, jak provést import dat z Excelu do Accessu.

Načtení databáze z Accessu do Excelu

První případ je potřeba načtení databáze vytvořené v Microsoft Access do Excelu. Podobně jako například při importu CSV dat budeme potřebovat načtení externích dat.

Externí data z Accessu

Externí data z Accessu

Vybereme Z aplikace Access, najdeme soubor databáze (přípona ACCDB nebo MDB) a Excel se zeptá, zda chceme vložit jen tabulku nebo kontingenční tabulku.

Jak chceme databázi vložit do Excelu

Pokud zvolíme běžnou tabulku, vloží se tabulka databáze do Excelu včetně záhlaví sloupců definovaných v databázi. Pomocí tlačítka Vlastnosti lze nastavit některé pokročilé vlastnosti vkládání, například aktualizace nebo OLAP. Výsledná vložená tabulka se vloží s formátováním a záhlavím a vidíte i název vložené databáze.

Vložená tabulka databáze v Excelu včetně záhlaví

Při volbě kontingenční tabulky se dostaneme na návrh kontingenční tabulky v Excelu, kde můžeme vybrat požadované sloupce načtené z databáze.

Import XLS souboru do Accessu

A nyní druhý směr, tedy v Accessu chceme importovat tabulku v XLS či XLSX formátu. Postup je obdobný, v Accessu budeme potřebovat opět načítání externích dat. A zvolíme Excel.

Import tabulky Excelu do databáze MS Access

Následně se spustí průvodce načtením externích dat. V prvním kroku najdeme soubor, který chceme importovat a nechá se první možnost, tedy import do prázdné aktuální tabulky nové databáze. Druhá možnost je připojit XLS tabulku k jiné, již uložené databázi.

Import dat z Excelu do accessu

Začátek importu tabulky do databáze

V druhém kroku lze zvolit, ze kterých listů se má import provést. Poté následuje volba, zda má tabulka záhlaví. Pokud zatrhneme, první řádek se použije jako záhlaví sloupců.

Volba záhlaví tabulky

Poté následuje volba datových typů pro každý sloupec a možnost, zda má být indexován. Zvolíme-li ano, je dostupná volba, zda se mají povolit duplicity či nikoli.

Volba datových typů a indexace sloupců

Poslední dotaz průvodce je na vytvoření primárního klíče, ponecháme obvykle volbu, aby Access vytvořil klíč automaticky. Následně již nebrání nic vytvoření tabulky a zde je výsledek. Tabulka je včetně správných datových typů, které byly nastaveny v Excelu.

Importovaná XLS tabulka v nové databázi Accessu

Spolupráce obou programů

Tím, že jsou oba programy součástí Microsoft Office, je provázanost a kompatibilita propracovaná. Samozřejmě naše ukázkové příklady jsou velmi jednoduché, v praxi se můžete setkat s různými problémy a budete muset nastavovat datové typy, atd. Je však vidět, že import dat z Excelu do Accessu mezi oběma aplikacemi je v zásadě snadný. Pracujete-li s oběma programy, především pro méně rozsáhlá data poslouží import výborně a lze tak spojit práci v Excelu i Accessu.

Co se týče práce s databázemi, pro pokročilé uživatele se může hodit návod ke spouštění SQL dotazů v Excelu.

Napsat komentář

Vaše emailová adresa nebude zveřejněna.