Konsolidace účetní závěrky/monthly reporting – zpracování automaticky v Excelu/SQL – 1. díl

Cílem tohoto článku není podrobně popisovat problematiku konsolidace z teoretického  úhlu pohledu, ale ukázat, jakým způsobem je možné sestavení konsolidovaných výkazů co nejvíce zautomatizovat – třeba v Excelu. Předpokládá se, že pokud čtete tento článek, tak tušíte o čem je řeč. Téma časové náročnosti zpracování konsolidovaných výkazů (a obecně reportingu) je celkem aktuální.

Pokud jste firma, která má povinnost zpracovávat konsolidovanou účetní závěrku 1x ročně a během roku vás čísla až tak nezajímají (monthly reporting), tak asi nemusíte nic řešit. 1x ročně si před auditem absolvujete cvičení v excelu a prostě to dáte „nějak“ dohromady a lížete si chvíli rány.

Pokud jste firma nebo spíš už (skoro)korporace, která dělá konsolidovaný monthly reporting, máte pod matkou spoustu firem a navíc máte řekněme vysoké nároky na členitost monthly manažerského reportingu (produktové rozpady, cost centra, departmenty a podobne), pak je pro vás toto téma asi aktuálnější, protože sestavením reportů trávíte dlouhou dobu.

Příklad konsolidačního procesu z pohledu účetních dat a automatizace na měsíční bázi

V rámci konsolidace pro zjednodušení provádíme několik úkonů. Tyto úkony jsou pro různé konsolidační celky různé – konsolidační politiky, které jsou dány interními účetními metodikami sesouhlasenými s auditorem tak, aby Zákonu o účetnictví bylo učiněno za dost.

Takovými kroky, kterými dojdeme k finálnímu výsledku mohou být tyto:

  1. Vytvoříme si unifikovanou učetní osnovu pro konsolidovaný celek (chart of accounts)
  2. Provedeme mapování účetních osnov dceřiných společností do konsolidované účetní osnovy (1).

Pozn. Kroky 1 a 2 děláme proto, že dceřiné společnosti mohou mít různé účetní metodiky a číslování účtů.

  1. Definujeme měnové kurzy pro přepočet do měny konsolidace (zahraniční pobočky)
  2. Pomoci mapovacího můstku účetních osnov pak jsme schopni sestavit prostým součtem hlavní knihu (s plným detailem) nebo zůstatky účtů. Cizí měny přepočítáme připravenými měnovými kurzy.
  3. Vyloučíme vzájemné transakce mezi spřízněnými stranami (firmy v rámci konsolidačního celku)
  4. Provedeme další adjustmenty (IFRS adjustmenty, atp.)
  5. Připravíme a s auditorem odsouhlasím jednotnou formu konsolidovaných výkazů (Rozvaha, Výsledovka, CF)
  6. Připravíme mapování conso účetní osnova – výkaz a navedeme zůstatky do výkazů

Jestli jste schopni uvažovat a řešení realizovat tímto způsobem, tak jste blízko tomu aby vám konsolidace nezabrala neúměrné množství času a třeba si i celé řešení kompletně zautomatizovat a mít celou konsolidaci na tlačítko třeba v Excelu nebo v Power BI (Rozvaha a výsledovka v Power BI).

Plná konsolidace cca 5-10 firem může  trval několik hodin i s kontrolou (plná automatizace) nebo může trvat několik dní (manuálka).

Typické situace, které nám do monthly konsolidace hází vidle a časově ji prodlužují?

No a teď popíšu, co je potřeba z mého pohledu pohlídat. Aneb to „samo“ fungovat nebude. Vypadá to jednoduše a může to jít jednoduše. V praxi to tak ale často není. Velkou výhodu mají ti, kteří teprve infrastrukturu (systémy, reporting) budují. Je težší naskakovat do rozjetho vlaku.

Chybí jednotný proces monthly účetní závěrky

Nutným předpokladem pro přesný monthly reporting je to, že k určitému datu jsou zaúčtovány všechny účetní případy. Není možné reportovat pakliže není vše zaúčtováno.

Pokud není monthly proces podchycen, nebudete pořádně vědět kdy můžete začít reportovat anebo report v dobré víře odreportujete, ale najednou si někdo na účetní jednotce uvědomí, že něco zapomněl zaúčtovat a pohne vám s čísly.

  • Definovat den účetní závěrky (např nejpozději 10. den v měsíci) tak abyste následující den mohli reportovat
  • Dohadné položky (mzdy, odpisy, faktury)

Dceřinné společnosti konsolidačního celku fungují na různých účetních systémech

Vzácně se stává, že jednotlivé dceřinné společnosti fungují všechny na stejném informačním účetním software. Pokud tomu tak je, tak gratuluju, máte o hodně starostí méně.

Většinou se však s různými systémy musíte nějak vypořádat. Účetní systémy mají různou datovou strukturu a třeba i různou formu účetního podvojného zápisu. V některých systémech znamená podvojný zápis v hlavní knize 1 řádek, v jiném systému na 2. Specifik může být hodně. Obecně čím více různorodosti, tím více pracnosti.

Já osobně se s tímto problémem vypořádávám tak že si udělám 1 společný template pro hlavní knihu (General Ledger) a hlavní knihy dceřiných společností do nich navedu prostřednictvím mapovacích můstků.

Pokud chcete vaše účetní data převést do jednotné struktury, tak budete potřebovat udělat minimálně 2 věci

  • Sjednotit struktury vyexportovaných hlavníh knih
  • Sjednotit strukturu účetních osnov – ideálně mít připravenou jednotnou účetní osnovu pro konsolidovaný celek

Z hlavní knihy se vám pak budou pohodlně navádět zůstatky do účetních výkazů

Konsolidace účetní závěrky mapovací můstek

Způsobů, jak účetní data zkonsolidovat je rozhodně více

Neumíme na hlavní knize identifikovat transakce se spřízněnými stranami

A při tom taková blbost. Setkávám se s tím, že vydefinování transakcí se spříznenými stranami zabere neúměrné množství času a některé účetní případy se dohledávají ručně z fyzických dokladů. Při tom stačí dohodnout s účetními pár pravdel a máte o nich přehled.

  • Tyto transakce účtovat na separátní účty (account cody) – ideálně s pevnou a domluvenou sekvencí (např na konci 999). Pokud si zajistíte uvnitř firmy toto pravidlo, bude váš analytik/controller sestavující manažerský report vždy vědět, že account code s 999 na konci má vždy z konsolidace vyloučit. Pokud to tak nebude, bude muset vést seznam takových accountcodů což je pracné a náchylné na chyby/komunikaci
  • Udělat pro tyto transakce ve vašem systémů nějaký příznak

Možná ve vaší firmě narazíte na další potíže. Pokud se vám je nepodaří vyřešit, bude těžké celý report zautomatizovat a zbavit se časové náročnosti. Chtěl bych příště na tento článek navázat a ukázat nějaké konkrétní příklady jak se s konsolidací poprat buď v Excelu nebo SQL Server / Power BI. Pokusím se brzy 😉

Category: Nezařazené

About Ing. Jan Zedníček - BI Developer, Finance controller

Jmenuji se Honza Zedníček a nejčastěji se se mnou v civilu můžete potkat v kancelářích Kentico Software v Brně, kde působím jako BI Developer. Částečně pracuji také jako freelancer. Tuto práci dělám pro různé firmy již přes 5 let, ale Kentico je moje srdcovka ♡. Před tím jsem pracoval jako finanční controller třeba v Aero Vodochody a Sberbank nebo jako manažer dluhopisového programu v investiční skupině Unicapital. Po práci si rád zahraju tenis, volejbal, šachy, zajdu do posilovny a rád ochutnávám dobré rumy. Svoje znalosti se snažím zapisovat na tento web - abych je nezapomněl (působením rumu ^^) a sloužily i někomu dalšímu. Nebojte se položit dotaz nebo reagovat do komentáře. Přihlašte se do naší nové Excel facebook skupiny Excel CZ/SK diskuse »

Leave a Reply

Your email address will not be published.

This site uses Akismet to reduce spam. Learn how your comment data is processed.